Personalmanagement

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10 Tipps, wie Sie trotz Deadlines seelenruhig bleiben

Wer sich für 2019 vorgenommen hat, Dinge nicht auf die lange Bank zu schieben, tut gut daran, sich Deadlines zu setzen. Sonst werden Vorsätze und Ziele schwer erreichbar. Doch wie umgehen mit dem Stress, den enge Termine mit sich bringen?

Wenn wir zum Beispiel in Form kommen wollen, dann meist bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, dem Start der Badesaison oder für einen sportlichen Wettbewerb. Mit einer zeitlichen Frist behalten wir unsere Ziele besser im Blick. Auch im Job sind unsere Terminkalender voll mit Deadlines und Abgabeterminen, die manchmal überhandnehmen können. Daher ist die Frage berechtigt: Lösen Deadlines Stress aus oder sind sie eine wichtige Lebenshilfe? Andrea Gazzetto und Laura König geben Tipps, wie Termine zur Seelenruhe führen können.

Andrea Gazzetto und Laura König. Fotos: Raum Für Führung, Team Lewis.
Andrea Gazzetto kümmert sich beim Beratungs- und Coaching-Netzwerk Raum Für Führung um Marketing und Vertrieb. Laura König ist Account-Managerin Communications bei der internationalen PR-Beratung Lewis. (Fotos: Raum Für Führung, Team Lewis)

Deadlines können helfen

Wieso setzen wir uns überhaupt eine Deadline? Weil wir ein bestimmtes Ziel innerhalb eines festgelegten Zeitraumes erreichen wollen. „Ich wollte schon immer mal…“ ist eine Aussage, die zeigt, dass wir Ziele kaum erreichen, wenn wir uns keinen Zeitrahmen dafür vornehmen. Einzig bei Projekten, auf die wir besonders große Lust haben und zu denen wir hoch motiviert sind, kommen wir meist von allein schnell ans Ziel. Unangenehme Aufgaben, die uns möglicherweise schwerer fallen, würden wir dagegen lieber aufschieben. Ohne etwas Selbstdisziplin in Form einer Frist würden wir sie vielleicht für immer vor uns herschieben. Viele kennen das vielleicht von der eher unbeliebten Steuererklärung. Deshalb helfen uns Deadlines, Aufgaben zu ordnen und Prioritäten zu setzen. Wer nicht weiß, womit er anfangen soll, nimmt sich das dringendste To-do zuerst vor. Und nicht das, was er gerne tut.

Nur kein Terminstress!

Deadlines können zum Stressfaktor werden, wenn wir zu viel auf dem Tisch haben oder wenn sie zu kurzfristig aufkommen. Dann fängt das Jonglieren an und wir müssen die Reihenfolge unserer Aufgaben überdenken. Möglicherweise müssen wir im Job ein Projekt absagen oder verschieben oder Überstunden machen. Das hinterlässt kein gutes Gefühl. Auch privat fühlen wir uns unwohl und setzen uns selbst unter Druck, wenn wir es nicht schaffen, unsere Pläne einzuhalten.

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Der Umgang mit Deadlines ist typabhängig

Jeder Mensch ist anders und reagiert deswegen auf Terminfristen unterschiedlich. Manchen fällt es schwer, Deadlines überhaupt einzuhalten. Andere wiederum brauchen den Druck der tickenden Uhr und laufen dadurch kurz vor Ablauf der Zeit zur Höchstform auf. Ganz andere hingegen gehen auf Nummer sicher und bauen sich einen Puffer ein. Sie beginnen frühzeitig mit der Aufgabe und sind dann schon vor der Deadline fertig, damit es nicht zu unvorhergesehenen Konflikten kommt. Wir müssen demnach herausfinden, was für uns am besten funktioniert.

10 Tipps für Deadlines und Zielerreichung

Im privaten Alltag:

  • Verbündete suchen: Teamgeist ist wichtig. Suchen Sie sich Unterstützer, die Ihr Ziel und Ihre Deadline dazu kennen und mitverfolgen! Aufgeben gibt es dann nicht, weil Sie sich sonst ihnen gegenüber erklären müssten.
  • Termine setzen und Freiräume schaffen: Egal ob für mehr Sport, das Fachbuch, welches Sie schon immer lesen wollten, das gemeinnützige Projekt, das Sie schon immer unterstützen wollten, oder das Erledigen von privatem „Schriftkram“ und Administrationplanen Sie sich auch hier Zeiträume für ihre Projekte ein. Wählen Sie zum Beispiel einen festen Abend in der Woche dafür aus und halten sich diesen frei. Setzten Sie sich eine Frist, bis wann Sie etwas erledigt haben wollen.
  • Ziele terminlich visualisieren: Halten Sie ihr Ziel fest und dokumentieren Sie bei „großen“ privaten Projekten die einzelnen Fortschritte bis dahin. Machen Sie sich einen Zeitplan, eine To-do-Liste oder ähnliches und hängen diese für sich sichtbar an die Wand. Das ist natürlich auch auf den Job übertragbar.
  • Ziele bildlich darstellen: Um tatsächlich auch zur Tat zu schreiten, hilft es, sich das Ziel bildhaft vorzustellen. Zum Beispiel nehmen sich gerade am Jahresanfang viele vor, Schränke, Wohnung oder Haus mal wieder richtig zu entrümpeln. Stellen Sie sich das Endergebnis vor: die sortierten Schränke, die aufgeräumte Wohnung und wie wohl Sie sich damit fühlen.

Im Beruf:

  • Offene Kommunikation mit Partnern und Kollegen: Geben Sie frühzeitig Bescheid, wenn Sie eine Deadline mal nicht einhalten können. Führen Sie einen plausiblen Grund an, den Ihr Gegenüber verstehen kann. Dann kann auch dieser entsprechend planen und ist nicht gefrustet, wenn am Tag X das gewünschte Ergebnis nicht kommt.
  • Termine für andere setzen: Sind Sie selber in der Situation, eine Deadline festlegen zu müssen, die mehrere Personen betrifft, dann sprechen Sie diese doch vorher kurz an. Fragen Sie nach, wie ausgelastet jeder einzelne ist. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie viel Zeit notwendig ist.
  • Den Überblick behalten: Schauen Sie, ob Sie die Möglichkeit haben, Unterstützung von Kollegen oder Mitarbeitern einzuholen, wenn es tatsächlich eng wird. Wenn Sie einmal eine Deadline nicht einhalten können, stellen Sie sicher, dass es ist nicht zu häufig vorkommt. Analysieren Sie, woran es gelegen hat. Können Sie sich Ihre Arbeit besser einteilen? Haben Sie zu viele Projekte auf dem Tisch? Dann am besten mit den Projektbeteiligten und/oder Vorgesetzten darüber sprechen.
  • Puffer einbauen: Setzen Sie sich ihre persönliche Deadline ein paar Tage oder Stunden vor der offiziellen Deadline. So haben Sie noch ein kleines Zeitpolster.
  • Zeitmanagement: Effizientes Arbeiten will gelernt sein. Nutzen Sie Trainings und Schulungen zum Thema Zeitmanagement. Denn manchmal müssen wir einfach noch lernen, richtig einzuschätzen, wie lange wir selbst für bestimmte Aufgaben brauchen.
  • Flexibel bleiben: Deadlines, zum Beispiel zwischen Dienstleister und Kunde, sind etwas heikel. Dienstleister können nicht darauf bestehen, dass der Kunde die zeitlichen Vorgaben einhält. Hier kommt es deswegen öfters vor, dass umgeplant werden muss. Flexibilität ist an dieser Stelle wichtig.

Deadlines, die realistisch festgesetzt werden, sind effektive Helfer, mit denen wir unsere Ziele erreichen. Mit einer durchdachten Planung sind sie kein Stressfaktor, sondern eine sinnvolle Organisationsmaßnahme und Lebenshilfe. Und wer kennt nicht das gute Gefühl, es geschafft zu haben? Sogar dann und besonders, wenn er vielleicht nicht übermäßig motiviert war, es nicht so einfach war wie gedacht oder man viel dafür gearbeitet hat? Auf dieses gute Gefühl und die daraus resultierende Energie für neue Projekte kann jeder gezielt hinarbeiten.

Mit freundlicher Genehmigung von Raum Für Führung.

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