Personal

Pragmatischer Ansatz einer Erfolgsbeteiligung

Der Erfolg einer Buchhandlung hängt wesentlich vom Personal ab. Verbesserte Leistungen können durch Prämien motiviert und belohnt werden. Bei kleineren Buchhandlungen kann die Umsatzsteigerung als Basis dienen.

Kleine Renditen und eher bescheidene Gehälter: Der wirtschaftliche Betrieb einer Buchhandlung ist meist knapp kalkuliert und enthält wenig Spielraum für Personalentwicklung und Leistungsanreize. Beides sind aber häufig wichtige Voraussetzungen dafür, das Unternehmen voranzubringen und zukunftsfähig zu machen.

Die Betriebsberaterin Ellen Braun plädiert entsprechend etwa für eine zielorientiert kalkulierte Fortbildung der Mitarbeiter. Sie rechnet an einem Beispiel Kosten und Nutzen vor: Bei einer Fortbildungsinvestition von 7500 Euro in ein siebenköpfiges Mitarbeiterteam muss jeder am Tag 12,80 Euro zusätzlich umsetzen, um die Fortbildungskosten zu refinanzieren. Alles darüber hinaus kommt dem Unternehmen direkt zugute (ausführlich dargestellt im buchreport.magazin 12/2014, hier geht es zur Online-Version).

Variabler Gehaltsbestandteil

Mit ähnlicher Motivation kann es sich anbieten, Mitarbeiter an der erfolgreichen Entwicklung wirtschaftlich zu beteiligen, um Anreize zu schaffen, die gesetzten Ziele zu erreichen und dauerhaft zu sichern. Nachhaltiger als eine mehr oder weniger überraschend gewährte Jahresend-Gratifikation dürfte die Zusage und Definition eines variablen Gehaltsbestandsteils sein, der an eine Leistungskennzahl geknüpft ist, sagt Ellen Braun.

Ähnlich wie die Fortbildungsinvestition will ein solcher Leistungsanreiz solide kalkuliert werden. Neben der Sicherheit, dass die Rechnung aufgeht, lässt sich der Ansatz gegenüber den Mitarbeitern in einer nachvollziehbaren Rechnung kommunizieren. Zugleich wird das Verständnis für das Funktionieren des Wirtschaftsbetriebs Buchhandlung geschärft.

Das Stichwort heißt „flexible Personalkostengestaltung“. Betriebsberaterin Braun unterscheidet dabei zwischen Pflicht und Kür der Personalstrategie:

  • Die Pflicht: Eine wirklichkeitsnahe Personalkostenplanung und entsprechende Umsatzkalkulation.
  • Die Kür: Eine flexible Erfolgsbeteiligung der Mitarbeiter an einem über die Normalleistung hinausgehenden Mehrumsatz.

Ein möglicher Effekt im buchhändlerischen Alltag: Ein Hardcover oder Paperback wird eher verkauft als ein Taschenbuch und es werden mehr Zusatzverkäufe generiert.

Beteiligung am Mehrumsatz

Die Herausforderung besteht darin, die Erfolgsbeteiligung als Win-win-Projekt sowohl aus Unternehmersicht verlässlich zu kalkulieren als auch für die Mitarbeiter transparent und damit nachvollziehbar zu machen.

Ellen Braun erklärt das Prinzip an einem Beispiel. Die Inhaberin einer Buchhandlung will demnach mit ihren drei Mitarbeiterinnen das Modell einer leistungsgerechten Erfolgsbeteiligung vereinbaren, die sich an betriebswirtschaftlichen Gegebenheiten und Benchmarks orientiert:

  • Es werden die Personalkosten für das durchschnittlich gezahlte Bruttogehalt einer Vollzeitstelle von 1800 Euro pro Monat errechnet; aus dem Jahresbrutto von 21 600 Euro ergeben sich mit dem betriebswirtschaftlichen Fakt0r 1,6 Personalgesamtkosten pro Vollzeitstelle von 34 560 Euro (s. Kasten, Abschnitt 1).
  • Entsprechend der im Kölner Betriebsvergleich ermittelten Kostenanteile am Umsatz dieser Größenordnung wird ein maximaler Personalkostenanteil von 20,1% zugrunde gelegt.
  • Daraus ergibt sich der zu erzielende Umsatz von 171 940 Euro pro Jahr und Voll­zeit­äquivalent (s. Kasten Abschnitt 2).

Dieser Umsatz wird als Grundlage für die Berechnung einer Leistungsprämie als „Normalleistung“ definiert. Für jeden Umsatz, der über diese Umsatzbasis von 171 940 Euro pro Jahr und Vollzeitäquivalent hinaus geht, wird eine Umsatzprovision von 12,56% vereinbart. Das heißt konkret: Bei einem zusätzlichen Umsatz von 10 000 Euro erhalten die Mitarbeiterinnen folglich 1256 Euro als Teamprämie.

Ableitung des Prämiensatzes

Die Beispielrechnung im Kasten, Abschnitt 3 zeigt, wie dieser Provisionssatz hergeleitet wird:

  • Hinter 10 000 Euro Umsatz stehen kalkulatorisch Personalkosten von 20,1% = 2010 Euro.
  • Die 2010 Euro Personalkosten entsprechen den Arbeitgeber-Personalgesamtkosten, also dem mit dem Faktor 1,6 hochgerechneten Arbeitnehmer-Bruttogehalt; das Arbeitnehmerbrutto (Faktor 1,0) der Erfolgsprämie errechnet sich folglich daraus so: 2010 Euro/1,6 = 1256 Euro.

Entsprechend dieser Musterrechnung kann eine Bruttoprämie von 12,56% vereinbart werden, die auf den tatsächlich erzielten Mehrumsatz angewendet wird. Beraterin Ellen Braun rät bei der Auslobung der Prämie auf den Teamerfolg abzustellen: Wenn sich alle drei Mitarbeiterinnen als Arbeitsteam verstehen, das gleichermaßen für den Erfolg verantwortlich zeichnet, wird die Prämie entsprechend geteilt. Bei vertraglich unterschiedlicher Stundenzahl sollte die Aufteilung entsprechend der vereinbarten Arbeitszeit aufgeteilt werden – eine Mitarbeiterin mit 20 Stunden Arbeitszeit wird demzufolge nur halb so viel Erfolgsprovision erhalten wie eine Mitarbeiterin mit 40 Stunden regulärer Arbeitszeit.

Pragmatischer Ansatz

Aus Unternehmersicht stellt sich die Vereinbarung so dar: Bei 10 000 Euro zusätzlichem Umsatz und einer durchschnittlichen Rohspanne von 32,8% = 3280 Euro erhalten die Mitarbeiterinnen als Prämie 1256 Euro ab. Verbleibt eine Differenz von 2024 Euro, die nach Abzug von Steuern und umsatzabhängigen Kosten das Betriebsergebnis der Buchhandlung verbessern.

„Natürlich gibt es auch komplexere Modelle, die neben Umsatz auch andere Aspekte wie Deckungsbeitrag oder Kundenwert berücksichtigen“, sagt Betriebsberaterin Ellen Braun resümierend: „Diese Modelle erscheinen uns aber eher an den Bedingungen eines Großunternehmens ausgerichtet zu sein. Für eine Buchhandlung mit drei, fünf oder acht Mitarbeiterinnen gilt es einfache, pragmatische Ansätze zu finden.“

Thomas Wilking  wilking@buchreport.de

www.ellenbraun.de

buchreport.praxis: Dieser Beitrag zur betriebswirtschaftlichen Personalplanung im Buchhandel ist der zweite Teil zu „Die Kostenwahrheiten und Investitionen ins Team“ im buchreport.magazin 12/2014. Dort ist auch ausführlich die kostenehrliche Berechnung der Personalgesamtkosten hergeleitet und ein Auszug der Kennzahlen des Kölner Betriebsvergleichs abgedruckt.